Uredsko poslovanje

IS uredskog poslovanja za trgovačka društva

Programsko rješenje sastoji se od tri nezavisna programska modula: Urudžbeni zapisnik (UZ), Upisnik predmeta prvostupanjskog postupka (UP-Io) i Upisnik predmeta drugostupanjskog postupka (UP-IIo). Ovisno o potrebama korisnika, moguća je implementacija pojedinog modula ili kombinacija potrebnih modula. Težište programskog rješenja postavljeno je na rješavanje i olakšanje najkritičnijih funkcija: pretraživanje, pronalaženje i dobivanje informacija o pojedinom predmetu, spisu ili aktu po različitim kriterijima koji se jednostavnim odabirom kombiniraju u kompleksne upite.

IS uredskog poslovanja, prema Uredbi o uredskom poslovanju

Programsko rješenje u potpunosti je usklađeno s postojećom Uredbom o uredskom poslovanju i pripadajućim joj propisima i uputstvima. Rješenje kvalitetno obrađuje i uobičajene procedure neophodne za funkcioniranje uredskog poslovanja (od otvaranja predmeta, preko izrade košuljica i pratećih evidencija – npr. interna dostavna knjiga u elektronskom ili pisanom obliku, do razvrstavanja spajanja, razvođenja i arhiviranja predmeta, kao i informacija o njihovom eventualnom prosljeđivanju na viši stupanj i povratnih informacija nakon rješenja na višem stupnju).

Detaljnije o programskom rješenju

Programsko rješenje u potpunosti je usklađeno s postojećom Uredbom o uredskom poslovanju i pripadajućim joj propisima i uputstvima. Isto tako program podržava i način rada u kojem se korisnik ne pridržava strogo uredbe. Rješenje kvalitetno obrađuje i uobičajene procedure neophodne za funkcioniranje uredskog poslovanja (od otvaranja predmeta, preko izrade košuljica i pratećih evidencija – npr. interna dostavna knjiga u elektronskom obliku, do razvrstavanja spajanja, razvođenja i arhiviranja predmeta, kao i informacija o njihovom eventualnom prosljeđivanju na viši stupanj i povratnih informacija nakon rješenja na višem stupnju).  Osim standardnih postupaka uredskog poslovanja tu je i upisnik zahtjeva za pristup informacijama napravljen u skladu s Zakonom o pravu na pristup informacijama.


Težište programskog rješenja postavljeno je na rješavanje i olakšanje najkritičnijih funkcija: pretraživanje, pronalaženje i  dobivanje informacija o pojedinom predmetu, spisu ili aktu po različitim kriterijima koji se jednostavnim odabirom kombiniraju u kompleksne upite.


Za rad s podacima i pristup do podataka razvijen je kvalitetan sustav zaštite od neovlaštenog pristupa, koji ujedno omogućuje svakom djelatniku uređenje vlastite radne okoline prema njegovim ovlastima, željama i potrebama.

Planiranje klasifikacijskih i brojčanih oznaka

Plan klasifikacijskih oznaka sadrži sve vrste poslova koje će organizacija izvršavati. Klasifikacijske oznake su u planu određene do razine dosjea. Svakom se predmetu određuje klasifikacijska oznaka, odnosno pripadnost dosjeu.

Upisnik predmeta

Pristigli podnesci i vlastiti akti se upisuju u odgovarajuće evidencije: urudžbeni zapisnik ako se radi o neupravnom postupku ili u upisnik predmeta ako se radi o upravnom postupku. Novi predmet se pokreće na zahtjev stranke koja je predala podnesak ili ako se pismenom pokreće novi predmet, određuje se klasifikacijska oznaka predmeta i otvara novi predmet. Ako predmet već postoji, unutar tog predmeta dodaje se pristiglo pismeno ili vlastiti akt.


Pohranjivanje originalnih dokumenata i digitalna arhiva

Svi ulazni i izlazni akti koji su u digitalnom obliku mogu se arhivirati u sustav, ali isto tako dokumenti koji čine pismeno i priloge, a izrađeni su na papiru, mogu se skenirati i spremiti u sustav. Tako se smanjuje upotreba papira, a sustav postaje moćna digitalna arhiva koja se lako pretražuje i dostupna je svima bez potrebe pregledavanja papirnate građe.

Izrada akata i upotreba predložaka

Programsko rješenje u sebi ima ugrađen izuzetno snažan tekstualni editor za izradu izlaznih akata, čime je smanjena potreba za upotrebom vanjskih alata. Osim toga, prilikom izrade vlastitih akata moguće je koristiti unaprijed pripremljene predloške, čime se znatno skraćuje vrijeme izrade.


Izvještavanje i mjerenje efikasnosti

Sustav izvještavanja evidentira aktivnosti vezane uz rad na pismenu odnosno predmetu, a odnose se na unos pismena, otvaranje predmeta, otpremu pismena, razvođenja predmeta, promjenu statusa predmeta, te omogućuje izradu izvještaja propisanih zakonom i drugim propisima.

Povezivanje s drugim sustavima

Da bi se izbjegla potreba prepisivanja podataka iz jednog aplikacijskog sustava u drugi, programsko rješenje omogućava povezivanje i razmjenu podataka s drugim informacijskim sustavima.